誠意が伝わる謝罪メールの書き方 - ビジネスマンの為の基礎講座

仕事をするなかで「謝罪」が必要になる場面は訪れるものです。場合によっては謝罪の文章、謝罪文をメールや手紙で出す場合もあります。

謝罪文の内容に不備があったり失礼があると、より相手を怒らせてしまったり、信頼関係を崩しかねません。

今回は、誠意の伝わる謝罪文を書くポイントを紹介していきます。

何か問題が起こったりミスが発覚した際、まずは相手先に出向くか電話で直接謝罪するのが基本です。

しかし、状況によっては直接謝罪できない場合もあります。その際に、ミスの内容や対応策、謝罪の言葉を取り急ぎ伝える役目が謝罪文にはあります。直接謝罪できた場合にも改めて謝罪文を送ることが大切です。

ミスが発覚した時、迅速に対応しないと、後から丁寧な言葉で謝罪しても気持ちが伝わりづらくなってしまいます。相手が近くにいる場合には、まずは直接謝罪できる手段がないか考え、なるべく早くミスに対する謝罪をすることを意識しましょう。

5W1Hを意識して、「いつ、誰が、何を、どこで、どうした(どんなミスを起こしたか)」をはっきりと伝えるようにしましょう。

そうすることで、相手にも誠意が伝わりやすくなります。

いますぐに全ての対応が難しい場合、暫定対応と恒久対応を分けて考えると良いでしょう。いま目の前で発生しているトラブルを解消させる対応が「暫定対応」で、問題の根幹を解消させる対応が「恒久対応」となります。

謝罪メールを送る相手が複数人いる場合は注意が必要です。宛先が複数企業にまたがる場合は、個人情報漏洩の事故などにつながる可能性があるからです

謝罪文でよく使われる、フレーズをいくつかまとめました。

申し訳ありません。
失礼しました。
お詫びいたします。
反省しております。
お許しください。
〜の不注意で、

注意したいのは「すみません」を「すいません」と書く間違いです。

大変、失礼いたしました。
申し訳ございませんでした。
お詫びの言葉もございません。
ご迷惑をおかけいたしまた。

何か問題が起こった際、相手が何に対して怒っているのかを明確にしなければなりません。上記のような謝罪のフレーズを交えながら、問題点をはっきりと伝えるようにしましょう。

心より謝罪いたします。
謹んでお詫び申し上げます。
猛省しております。
弁解のしようもございません。

完全にこちら側にしか責任がないような場合には、言い訳せずに素直に謝りまるしかありません。

トラブルが起こったときは、解消を優先させるだけでなく、現状や対応策の報告を素早く相手に伝えるのを忘れないようにしましょう